Niezależnie od tego, czy zarządzamy dużym przedsiębiorstwem, małą rodzinną firmą lub gospodarstwem domowym, musimy na bieżąco monitorować, jakie są dochody oraz wielkość wydatków. Dzięki temu możemy oszacować, czy – oraz ile – jesteśmy w stanie zaoszczędzić. Jeśli chodzi o zarządzanie finansami domowymi czy przygotowanie budżetu dla małej firmy, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość: nie jest to żadne rocket science i nie potrzeba wykształcenia finansowego, by taki budżet sporządzić. Niemniej jednak – odrobina wiedzy z zakresu ekonomii z pewnością się przyda.

Budżet – co to takiego jest?

Co to jest budżet? W literaturze ekonomicznej można znaleźć wiele informacji na ten temat. Co ważne, nie musisz mieć ukończonych studiów z ekonomii/finansów, by móc zrozumieć, czym jest budżet firmy lub gospodarstwa domowego. Budżet to po prostu zestawienie planowanych dochodów i wydatków:

Elementy budżetu	Przykłady, komentarz
(+) dochody	Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, wpływy z działalności biznesowej
(-) wydatki	Opłaty za zużycie energii elektrycznej, pensje, wydatki na zakup materiałów
Saldo = dochody – wydatki	Jeśli dochody są wyższe niż wydatki, mamy do czynienia z nadwyżką budżetową. Jeśli dochody są niższe niż wydatki, powstaje dziura budżetowa

Odchylenia od budżetu na plus i minus – czego trzeba się wystrzegać?

W teorii możliwa jest sytuacja określana jako tzw. zrównoważony budżet. Rozumie się przez to dochody równe wydatkom. W rzeczywistości jednak znacznie częściej dochodzi do sytuacji, w której mamy do czynienia z:

• nadwyżką budżetową – dochody przekraczają wydatki,
• deficytem – dochody są niższe niż wydatki.

Odchylenia bada się na dwa sposoby. Można to robić w ujęciu bezwzględnym, zwanym też ilościowym – w takim wypadku odejmuje się wartości rzeczywiste od planowanych. Można również wykonać analizę względną (procentową), w której odchylenia są przedstawiane jako procent wartości pierwotnej.

Który z wariantów zastosować? Wydaje się, że najlepsze jest zastosowanie obydwu podejść:

• różnica ilościowa pokaże, o ile złotych został niedoszacowany/przeszacowany budżet (jest to ważne szczególnie w przypadku dużych pozycji kosztowych),
• różnica procentowa wskazuje, ile procent wartości pierwotnej stanowi odchylenie.

Podejście kompleksowe jest w tym przypadku niezbędne, ponieważ np. odchylenie 10 proc. może oznaczać zarówno różnice między wielkościami planowanymi i rzeczywistymi na poziomie:

• 1100 zł vs. 1000 zł,
• 11 000 000 zł vs. 10 000 000 zł.

Dobrze pokazuje to również przykład z poniższej tabeli:

Wielkości planowane (koszty)	Wielkości rzeczywiste (koszty)	O ile przekroczono budżet?	Odchylenie bezwzględne	Odchylenie procentowe (względne)
100 000	120 000	20 000	100 000 – 120 000 =  20 000 zł	(20 000/100 000)/100 000 = 20%
10 000	12 000	2000	10 000 – 12 000 = – 2000	(2000/10 000)/10 000 = 20%

Jak widać, i w jednym, i w drugim przypadku odchylenie od budżetu wynosi 20 proc., ale w ujęciu wartościowym oznacza 2000 lub 20 000 złotych różnicy. Dość dużo prawda?

O czym trzeba pamiętać podczas analizy budżetu?

Jak można łatwo się domyślić, nadwyżka budżetowa to stan pożądany przez kadrę menedżerską, udziałowców, rządzących oraz każdego, kto prowadzi gospodarstwo domowe. Nie oznacza to jednak, że nadwyżka zawsze oznacza dobrą sytuację, zaś deficyt – złą. Przekonaj się o tym i przenalizuj poniższe sytuacje:

Case A:

Przedsiębiorstwo X osiągnęło w 2022 roku dochody na poziomie 100 000 zł (zgodnie z wcześniej zaplanowanym budżetem) oraz wydatki w wysokości 90 000 zł. Według budżetu na 2022 r. wydatki miały wynieść 80 000 zł. Dodatkowe nakłady w wysokości 10 000 zł są związane z odbyciem podróży służbowych i prowadzeniem negocjacji handlowych. Działania te przyniosły skutek w postaci podpisania ważnego kontraktu, czego efektem jest planowana nadwyżka 40 000 zł w 2023 roku.

Wielkości finansowe:	Dane w PLN:
Przychody planowane	100 000 zł
Przychody rzeczywiste	100 000 zł
Wydatki planowane	80 000 zł
Wydatki rzeczywiste ·        w tym koszty reprezentacji	90 000 zł 10 000 zł
O ile zmniejszyła się nadwyżka finansowa?	80 000 – 90 000 = -10 000 zł

W takiej sytuacji zwiększonych wydatków nie powinniśmy traktować jako problemu dla przedsiębiorstwa. Owszem, koszty prowadzenia działalności w 2022 roku okazały się wyższe, niż zaplanowano (o 10 000 zł, czyli 12,5 proc.), ale należy traktować je raczej jako inwestycję w rozwój przedsiębiorstwa. Zupełnie inaczej byłoby, gdyby wzrost kosztów wynikał np. ze zwiększonej liczby reklamacji zgłaszanych przez klientów czy rosnących cen materiałów.

Podobnie przedstawia się sytuacja, jeśli chodzi o finanse domowe – przykładowo, dodatkowy wydatek na szkolenie zawodowe może w przyszłości przełożyć się na wyższe zarobki. Powinniśmy zatem patrzeć na budżet całościowo (holistycznie), by móc zidentyfikować potencjalne korzyści i zagrożenia.

Case B:

Pan Jacek otrzymał w listopadzie 2022 roku premię uznaniową w wysokości 2000 zł. Ponieważ zbliżał się sezon bożonarodzeniowy, Jacek postanowił wydać otrzymane pieniądze na wizyty w drogich restauracjach itp. W efekcie, już w grudniu wydał on większość premii, zamiast przeznaczyć je np. na udział w szkoleniu branżowym.

Podobnie, nierzadko zdarza się, że firma poprawia swoje wyniki finansowe jedynie dzięki sprzedaży zbędnych składników majątku (np. maszyn produkcyjnych, samochodów czy gruntów). W takiej sytuacji wpływy zwiększają się, ale nie wynika to z trwałego rozwoju firmy, ale jednorazowej transakcji sprzedaży firmowego majątku.

Nadwyżki budżetowe – czy to zagrożenie dla firmy?

Warto jednak pamiętać, że nadwyżki budżetowe mogą okazać się źródłem problemu. Dzieje się tak w sytuacji, gdy nadwyżki te powtarzają się przez kilka okresów (miesięcy, kwartałów, lat). Taki stan rzeczy sprawia, że jeśli jesteśmy świadomi nie najgorszej sytuacji finansowej, stajemy się bardziej skłonni do rozrzutności. Wiąże się to często z podejmowaniem nieracjonalnych sytuacji. W pewnym sensie można porównać tę sytuację do jazdy samochodem w piękny, słoneczny dzień – według różnych statystyk to właśnie podczas ładnej pogody najczęściej dochodzi do wypadków.

Łatwo można wyobrazić sobie, że w czasach prosperity:

• przedsiębiorca przepala budżet na nieskuteczne działania promocyjne,
• właściciel gospodarstwa domowego wydaje zaoszczędzone środki na zakup kosztownych błyskotek.

Należy zadać sobie pytanie: czy nie lepiej w takiej sytuacji przeznaczyć nadwyżki na oszczędności, by – w razie potrzeby – móc łatwiej przetrwać trudne czasy?

Wydaje się, że zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie nadwyżek jako rezerw na dodatkowe, nieprzewidziane koszty. Z kolei właściciel firmy może przeznaczyć te środki na realizację projektów inwestycyjnych itp.

Czy budżet powinien być szczegółowy?

Jeśli czeka Cię sporządzenie budżetu, postaraj się unikać zbyt szczegółowych zestawień – zbyt szczegółowe zestawienie może skutecznie zniechęcić odbiorców (pracowników, kadrę menedżerską, innych domowników) do analizy. Zamiast tego zaleca się raczej agregowanie wartości.

Przykładowo, Twoja firma ponosi koszty związane z utrzymaniem biura? Jeśli tak, to w budżecie przedstaw 1 zbiorczą pozycję (np. „Biuro – koszty”), podczas gdy szczegółowe kalkulacje będą znajdować się w innym dokumencie.

Budżet dla domu lub firmy – jakie narzędzia wykorzystać?

Obliczenia wykonywane w celu stworzenia budżetu nie należą do szczególnie skomplikowanych. Teoretycznie można ograniczyć się wyłącznie do kartki i papieru, aczkolwiek nie warto tak robić, jeśli chcemy na bieżąco monitorować stan budżetu oraz odchylenia.

Na rynku można znaleźć wiele systemów komputerowych, które pozwalają na analizę budżetu. Wydaje się jednak, że w wielu sytuacjach dobrze sprawdzi się wypróbowany, znany niemal każdemu MS Excel. Z pomocą tego arkusza kalkulacyjnego można stworzyć np. tabele przestawne czy przejrzyste wykres. Cenne są również formuły oraz możliwość ustalenia wartości średnich, maksymalnych czy minimalnych. Całość jest zwieńczona licznymi opcjami w zakresie formatowania danych. Przykładowo, można ustawić w budżecie formatowanie warunkowe, który sprawi, że im większe jest odchylenie w danej pozycji, tym bardziej kolor tła w komórce jest zbliżony do czerwieni. Możliwości w tym zakresie są niemal nieograniczone.

Gdzie jeszcze wykorzystuje się budżety?

W tekście omówiliśmy, jak przygotować budżet dla domu lub firmy. Zestawienia te wykorzystuje się również na szczeblu:

• krajowym – co roku przedmiotem debaty publicznej jest tryb uchwalania budżetu przez władze krajowe. Zazwyczaj ekipa rządząca (niezależnie od tego, jakie ugrupowanie w danym kraju sprawuje władzę) prezentuje z dumą ustawę budżetową, by uzyskać absolutorium, natomiast opozycje wykorzystuje wszelkie niedociągnięcia jako dowód nieudolności władzy,
• samorządowym – przygotowanie i nadzór nad realizacją budżetu to zadanie, którego realizacją zajmują się władze miast, gmin oraz województw.

Podsumowując, budżety są przygotowywane właściwie wszędzie. Pełnią one ważną rolę w małych firmach i dużych korporacjach, gospodarstwach domowych oraz państwowych lub samorządowych instytucjach (szkoły, urzędy, szpitale itp.).

Jak przygotować budżet dla domu/firmy? Podsumowanie

Przygotowanie budżetu dla domu lub firmy to działanie, które czasem jest niedoceniane (tak, dotyczy to nawet prowadzenia budżetu przedsiębiorstwa!). Tymczasem, musimy o tym pamiętać, jeśli nie chcemy, by okazało się, że przestajemy kontrolować ponoszone wydatki.

Jak widzisz, wdrożenie budżetu nie jest szczególnie trudnym zadaniem. Nie trzeba stosować się do zasad rachunkowości. Tym, czego potrzebuje osoba odpowiedzialna za budżetowanie, jest dobra znajomość sytuacji oraz co najmniej podstawowa znajomość matematyki.

 

 

Autor: Emil Zelma

 

Zobacz też:

Jak magnesy wykorzystywane są w punktach skupu złomu?