Jak zarządzać własnym czasem?

Ile razy żałowałeś, że doba nie ma więcej niż 24 godziny? Skuteczne zarządzanie czasem to umiejętność, której można się nauczyć i doskonalić w praktyce. Jeśli poznasz kilka prostych wskazówek i sztuczek, możesz zacząć optymalnie wykorzystywać swój czas. Przy odrobinie planowania i wysiłku będziesz zaskoczony, jak wiele możesz osiągnąć. Zaczynajmy!

Jak efektywnie zarządzać własnym czasem? Garść praktycznych porad

Nie istnieje uniwersalny sposób na to, jak zarządzać własnym czasem. Specjaliści z dziedziny coachingu, psychologii biznesu oraz mentoringu mają różne, często wzajemnie się wykluczające porady i wskazówki odnośnie tego, jak wdrożyć skuteczny time management.

Czy istnieje taka metoda działania, która sprawdzi się w każdej sytuacji? Nie – nie zmienia to jednak faktu, że możesz zadbać o kilka kwestii, by zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie sukcesu. Poniżej zostały przedstawione niektóre działania, które mogą okazać się użyteczne:

• ustalenie priorytetów,
• ustal harmonogram działań,
• unikaj natłoku zadań,
• wykorzystuj aplikacje do śledzenia czasu.

Ustalenie priorytetów to podstawa

Czeka na Ciebie wiele zadań do wykonania? Nawet jeśli wszystkie z nich wydają się ważne, zapewne są takie, którą mają najwyższy priorytet.

Jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, aby efektywnie zarządzać swoim czasem, jest ustalanie priorytetów dla poszczególnych zadań. Oznacza to poświęcenie przynajmniej kilkunastu minut dziennie na początku każdego dnia lub tygodnia, aby usiąść i zastanowić się, co należy zrobić oraz w jakiej kolejności. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe lub realistyczne, ale jeśli potrafisz wyrobić w sobie nawyk, opłaci się to w dłuższej perspektywie.

Istnieje kilka sposobów ustalania priorytetów zadań. Jednym z nich jest sporządzenie listy wszystkiego, co należy zrobić, a następnie uporządkowanie ich według ważności. Inna metoda to użycie matrycy zarządzania czasem, która pomaga ustalać priorytety zadań na podstawie tego, jak pilne i ważne są.

W matrycy należy uwzględnić podział zadań do wykonania na:

• ważne i pilne (np. spotkanie z kontrahentem, który nie ma wiele czasu na podjęcie decyzji o skorzystaniu z Twoich usług biznesowych),
• ważne i niepilne (przygotowanie budżetu na następny rok),
• nieważne i pilne (złożenie dokumentu urzędowego w ustawowym terminie),
• nieważne i niepilne (zakup materiałów biurowych).

Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, upewnij się, że regularnie przeglądasz swoje priorytety i dostosowujesz je w razie potrzeby.

Ustal harmonogram działań

Kolejną wskazówką dotyczącą efektywnego zarządzania czasem jest ustalenie harmonogramu i przestrzeganie go. Nie oznacza to, że musisz sztywno, co do minuty trzymać się harmonogramu. Z drugiej jednak strony posiadanie ogólnego planu pomoże Ci wykonać prace w terminie.

Przykładowo, jeśli planujesz odpowiedzieć z samego rana na kilka ważnych maili, postaraj się zrobić to na początku pracy. A jeśli masz ważny projekt do końca tygodnia, podziel go na mniejsze zadania i pracuj nad nimi krok po kroku każdego dnia, aby nie robić nic na ostatnią chwilę.

Oczywiście zawsze będą chwile, kiedy coś nie pójdzie zgodnie z planem – kluczem do sukcesu w dzisiejszym świecie jest elastyczność. Ale jeśli jesteś w stanie trzymać się swojego harmonogramu przez większość czasu, zwiększasz szanse na osiągnięcie sukcesu.

Rób przerwy i unikaj natłoku zadań

Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale jednym z najlepszych sposobów efektywnego zarządzania czasem jest robienie sobie przerw w ciągu dnia i unikanie natłoku zadań, gdy tylko to możliwe. Kiedy próbujemy robić zbyt wiele rzeczy naraz, nasze mózgi stają się przytłoczone i ogólnie jesteśmy mniej produktywni. Tak więc, zamiast próbować robić 10 różnych rzeczy na raz, skup się raczej na jednej rzeczy w danym momencie i rób regularne przerwy między zadaniami. Pomoże to poprawić Twoją koncentrację i zapobiegnie problemowi wypalenia zawodowego.

Jakie narzędzia do zarządzania czasem mogą okazać się przydatne?

Kalendarz to narzędzie do zarządzania czasem, którego można używać do planowania spotkań, wydarzeń i zadań. Dostępne są kalendarze w wersji elektronicznej i tradycyjnej. Wersje papierowe można powiesić na ścianie lub schować do szuflady biurka, natomiast kalendarze elektroniczne da się przeglądać na komputerach, smartfonach i innych urządzeniach.

Niektórzy wolą korzystać z kalendarzy elektronicznych, ponieważ aplikacje te pozwalają na otrzymywanie przypomnień oraz powiadomień o nadchodzących wydarzeniach. Inni wolą tradycyjne, papierowe wersje, ponieważ mogą wówczas zobaczyć wszystkie swoje zobowiązania i w prosty sposób dodawać notatki. Niezależnie od tego, jakiego rodzaju kalendarza używasz, ważne jest, aby znaleźć system, który będzie dla Ciebie odpowiedni i pomoże Ci zachować porządek.

Listy rzeczy do zrobienia (lista To-Do)

Lista rzeczy do zrobienia to kolejne pomocne narzędzie do zarządzania czasem, którego warto używać do śledzenia zadań, które należy wykonać. Listy To-Do można przygotowywać na papierze lub przechowywać w formie elektronicznej na komputerze lub smartfonie. Istnieją nawet aplikacje, które umożliwiają dzielenie się listą rzeczy do zrobienia z innymi osobami – takie rozwiązanie usprawnia prowadzenie prac w kilkuosobowym teamie.

Aplikacje do śledzenia czasu

Oprogramowanie do śledzenia czasu to narzędzie, za pomocą którego możemy mierzyć, ile czasu poświęcamy na określone zadania lub projekty. Ten typ oprogramowania jest często używany przez firmy w celu rozliczania klientów za wykonaną pracę. Jednak może być on również przydatny dla osób, które chcą uzyskać dokładny obraz tego, gdzie spędzają swój czas każdego dnia.

Dostępnych jest wiele różnych programów do śledzenia czasu, zarówno w wersji bezpłatnej, jak i płatnej. MS Project, Trello czy Asana to tylko niektóre z dostępnych rozwiązań. Programy z tej kategorii można podzielić na dwie główne kategorie:

• niektóre z nich zwykle działają w tle na komputerze lub telefonie i okresowo robią zrzuty ekranu lub nagrywają to, co robisz. Następnie generują raporty na podstawie tych danych, dzięki czemu możesz zobaczyć, gdzie spędzasz swój czas,
• kolejne pozwalają na tworzenie planów i harmonogramów działania z podziałem na dni, tygodnie oraz miesiące.

Jak zarządzać własnym czasem? Podsumowanie

Zarządzanie czasem to kluczowa umiejętność we współczesnym, dynamicznym świecie – dotyczy to zarówno życia prywatnego, jak i zawodowego. Ucząc się tego, w jaki sposób należy ustalać priorytety dla poszczególnych zadań, ustalać harmonogram i trzymać się jego założeń, możesz zacząć efektywnie zarządzać swoim czasem. Ponadto korzystanie z narzędzi, takich jak kalendarze, listy rzeczy do zrobienia (listy To-Do) i aplikacje komputerowe/mobilne do śledzenia czasu oraz postępów na poszczególnych zadaniach, może pomóc w osiągnięciu założonych celów.

 

Autor: Emil Zelma

 

Zobacz też:

Krem do twarzy – skład a rodzaj cery